Als Mietwagenunternehmer müssen Sie den Eingang jedes Auftrags am Betriebssitz oder in Ihrer Wohnung festhalten – auf Papier oder elektronisch, auch per App – und ein Jahr aufbewahren (§ 49 Abs. 4 PBefG). Für das Finanzamt zeichnen Sie zusätzlich jede Fahrt einzeln auf: Abfahrtsort, Strecke, Ziel, Fahrpreis und Zahlungsart. Unten finden Sie ein Muster mit allen Spalten.
Wer gerade seine Konzession bekommen hat, hört oft nur vom „Fahrtenbuch“. Tatsächlich verlangen zwei Stellen Aufzeichnungen – und sie überschneiden sich.
Mietwagen dürfen nur Aufträge ausführen, die am Betriebssitz oder in der Wohnung des Unternehmers eingegangen sind. Diesen Eingang müssen Sie „buchmäßig oder elektronisch (auch mittels appbasierten Systems)“ erfassen.
§ 49 Abs. 4 PBefG · Gesetzestext
Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln aufzuzeichnen. Daraus müssen sich Abfahrtsort, Länge der Fahrstrecke, Bestimmungsort, Fahrpreis und Zahlungsart ergeben.
Landesamt für Steuern Niedersachsen, Merkblatt Taxi- und Mietwagengewerbe (Stand März 2020) · PDF
Das PBefG verlangt ein Jahr. Weil der Beförderungsauftrag zum Verständnis des Geschäftsvorfalls nötig ist, gilt er steuerlich als relevant und muss laut Finanzverwaltung mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden.
Merkblätter Niedersachsen und Mecklenburg-Vorpommern · § 147 AO
Die Tabelle zeigt, welche Angaben zu einem Auftrag und der dazugehörigen Fahrt zusammengehören. Die Einträge sind fiktiv.
| Datum | Auftrag eingegangen | Kanal | Abholort | Ziel | Fahrzeug | Fahrer | Beginn / Ende | km | Fahrpreis | Zahlungsart | Rückkehr / Folgeauftrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14.10.2026 | 07:42 Uhr | Telefon am Betriebssitz | Lindenweg 4 | Bahnhof, Haupteingang | XY-AB 101 | Inhaber | 07:55 – 08:14 | 11,4 | 24,90 € | bar | Rückkehr 08:31 |
| 14.10.2026 | 09:03 Uhr | Uber (App) | Marktplatz 2 | Klinikum, Haus C | XY-AB 102 | Fahrer 2 | 09:12 – 09:29 | 8,7 | 18,60 € | unbar (App) | Folgeauftrag 09:24 |
| 14.10.2026 | 09:24 Uhr | Bolt (App) | Klinikum, Haupteingang | Gewerbepark Nord | XY-AB 102 | Fahrer 2 | 09:35 – 09:58 | 14,2 | 27,30 € | unbar (App) | offen – prüfen |
Warum es hier keine Excel-Datei zum Herunterladen gibt: Beide Merkblätter der Finanzverwaltung sagen ausdrücklich, dass die Funktion des buchmäßigen Nachweises „nicht durch Führung der Beförderungsaufträge in einer EXCEL-Tabelle erfüllt werden“ kann. Eine Download-Vorlage würde Ihnen also eine falsche Sicherheit geben. Nutzen Sie das Muster als Checkliste – für ein gebundenes Buch oder ein elektronisches System.
Wenn Sie selbst fahren, nebenbei telefonieren und Uber und Bolt parallel offen haben, bleibt das Aufschreiben zuerst liegen. Diese Lücken fallen spätestens bei einer Prüfung auf:
Der Bundesgerichtshof hat die Rückkehrpflicht bestätigt (Az. I ZR 123/25). Ein Fahrzeug eines Subunternehmers, das Uber-X-Fahrten ausführte, stand am 19. Januar 2023 von 10:10 bis 10:22 Uhr am Breslauer Platz in Köln. Ein Testauftrag um 10:13 Uhr wurde angenommen und sofort storniert. Die Unterlassungsklage einer Kölner Taxigenossenschaft hatte Erfolg.
Für Sie heißt das: Wer minutengenau belegen kann, wann ein Auftrag einging und ob der Wagen danach zurückfuhr, steht im Streitfall deutlich besser da.
BGH, Pressemitteilung Nr. 100/2026 · Quelle
Sind die Einzelaufzeichnungen nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt hinzuschätzen. Verstöße gegen Einzelaufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflicht können als Ordnungswidrigkeit nach § 379 AO mit bis zu 25.000 € geahndet werden. Wiederholte oder schwere Verstöße meldet die Finanzbehörde der Konzessionsbehörde.
Merkblatt für Mietwagenunternehmen, Finanzministerium MV · PDF · § 379 AO
Statt abends Zettel abzutippen, landen Aufträge und Fahrten dort, wo Sie ohnehin arbeiten:
Direktaufträge Ihrer Stammkunden erfassen Sie an einer Stelle und leiten sie an den passenden Fahrer weiter. Jeder Auftrag bekommt automatisch Datum und Uhrzeit des Eingangs.
Ihre Uber-Fleet- und Bolt-Fleet-Konten werden verbunden. Die App-Fahrten stehen neben Ihren Direktaufträgen in derselben Übersicht.
Nach jeder Fahrt sehen Sie, ob der Wagen zurückgekehrt ist oder einen Folgeauftrag hatte. Offene Fälle werden markiert, damit Sie sie klären können.
Auch wenn das nur Ihr eigener Wagen und Sie selbst sind: einmal Fahrzeuge, Fahrer und Betriebssitz eintragen.
Die Plattformkonten verknüpfen. Ab dann kommen die Fahrten automatisch an.
Direktaufträge eintragen und weiterleiten. Dazu sehen Sie Umsatz pro Fahrer und Wagen, Kosten pro Kilometer und anstehende Fristen.
ab 4,99 € pro Fahrer/Monat
| Sie selbst als Fahrer | ab 4,99 € |
| + 2 Aushilfsfahrer | ab 9,98 € |
| Betrieb mit 3 Fahrern, pro Monat | ab 14,97 € |
Fiktives Beispiel zur Veranschaulichung.
Mietwagen- und Taxiunternehmen nutzen die Software bereits für Fahrer, Fahrzeuge und Plattformdaten.
bis zum fertigen Überblick – ohne Excel-Listen und WhatsApp-Gruppen.
pro Monat statt rund 5 Stunden pro Woche: So viel Zeit für Stundenzettel sparte ein Betrieb nach der Umstellung.
Ja. Nach § 49 Abs. 4 PBefG müssen Sie den Eingang jedes Beförderungsauftrags am Betriebssitz oder in Ihrer Wohnung buchmäßig oder elektronisch erfassen, auch mittels appbasierten Systems, und die Aufzeichnung ein Jahr aufbewahren.
Das PBefG nennt ein Jahr. Die Steuerverwaltungen von Niedersachsen und Mecklenburg-Vorpommern weisen in ihren Merkblättern aber darauf hin, dass der Beförderungsauftrag steuerlich relevant ist und mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden muss. Rechnen Sie also mit mindestens 6 Jahren.
Laut den Merkblättern des Landesamts für Steuern Niedersachsen und des Finanzministeriums Mecklenburg-Vorpommern kann die Funktion des buchmäßigen Nachweises nicht durch eine Excel-Tabelle erfüllt werden. Deshalb gibt es auf dieser Seite keine Excel-Vorlage, sondern ein Muster der Spalten, die Ihre Aufzeichnung enthalten sollte.
Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln aufzuzeichnen. Laut Landesamt für Steuern Niedersachsen müssen sich daraus Abfahrtsort, Länge der Fahrstrecke, Bestimmungsort, Fahrpreis und Zahlungsart ergeben. Das Merkblatt aus Mecklenburg-Vorpommern nennt außerdem Fahrtbeginn und -ende mit Datum und Uhrzeit, Fahrttyp, Gesamtsumme, Umsatzsteuersatz und gegebenenfalls Trinkgeld.
Ja. § 49 Abs. 4 PBefG lässt die elektronische Erfassung ausdrücklich auch mittels appbasierten Systems zu, die Pflicht selbst gilt für jeden Beförderungsauftrag. Die Rückkehrpflicht gilt ebenfalls: Der Bundesgerichtshof hat sie am 3. Juni 2026 (Az. I ZR 123/25) in einem Fall mit Uber-X-Fahrten bestätigt.
Ab 4,99 € pro Fahrer und Monat. Bei einem Ein-Wagen-Betrieb, in dem Sie selbst fahren, zahlen Sie also ab 4,99 € im Monat. Die Einrichtung dauert rund 48 Stunden, und Sie können zwei Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.
Ob Sie die Konzession gerade beantragen oder schon fahren: Wir zeigen Ihnen, wie Aufträge und Fahrten bei Ihnen an einer Stelle landen.
Hinterlassen Sie Ihre Daten – wir melden uns noch diese Woche.
